▼相信在每天忙碌的上班生活中,總要面對一堆的檔案和報告文件,即使有了NAS來做資料的儲存和統整外,該找的文件過程還是一樣跑不掉。尤其資料一旦通通匯合進NAS後,資料量勢必會越來越多,伴隨而來的是在尋找特定檔案時會花費更多時間,要如何快速找到想要的文件,這個可是一個難題了!!

▼在QNAP TS-453BT3身上,這個可不是難事了,QNAP推出獨家 Qsirch (酷先生) 搜尋工具,可以提供強大的全文檢索功能讓使用者簡單、快速地搜尋 QNAP NAS 上的檔案。使用者只要透過簡單的關鍵字搜尋,就可以在大量的儲存資料中迅速找到想要的檔案,有效增進工作上的效率。

▼要啟動Qsirch 酷先生功能,只要在APP CENTER中,找到這個Qsirch 酷先生 APP軟體,點選下載並安裝後,即可使用了。

▌Qsirch 酷先生特色功能重點看

Qsirch 強大的近即時 (Near Real-time) 檢索引擎,支援「邊打字邊顯示搜尋結果」功能,不僅增加搜尋速度,也更容易命中搜尋的檔案。使用者還可選擇類別,如常用的音樂、影片、照片、文件等檔案,縮小搜尋範圍;多樣化的搜尋條件包含檔案內文、檔名、後設資料 (metadata)、修改日期等等。Qsirch 更以縮圖、前後文摘要、關鍵字標註等預覽方式友善顯示搜尋結果,使用者在開啟檔案前就能預先檢閱必要資訊,輕鬆完成搜尋。此外,Qsirch 不只盡責地完成每一次搜尋,曾經搜尋過的紀錄也會自動匯集,並成為下一次搜尋的智慧建議,讓搜尋越用越有效率。 Qsirch 搜尋機制與 QTS 作業系統使用一致的資料存取權限,讓每個使用者僅能搜尋到有權存取的檔案。系統管理者還可依需求彈性移除予 Qsirch 搜尋的共用資料夾,保護資料安全,或是排除備份資料夾,避免資源浪費在搜索過去的備份資料,而將資源集中在最新資訊上。

▌Qsirch 酷先生,簡潔易辨識界面,檔案分佈一目了然

Qsirch 酷先生的顯示介面功能非常簡潔,也容易辨識,讓檔案分佈一目了然,他提供了三種排序,讓你可依檔案類型、修改日期、檔案大小來排序,增加檔案搜尋的速度。 ▼以檔案類型排序,可以快速分類出像是圖片檔或是影片檔...等等,而上方還會顯示目前各檔案類型所占的比例,檔案分佈一目了然!!

▼以檔案修改日期排序,可以快速分列出,各檔案修改的期間,也可以幫助使用者快速找到檔案。

▼以檔案大小排序,同樣也可以讓你找到預期的目標檔案,加速檔案搜尋的速度。

▌高效快速分類搜尋,輸入中即開始搜尋

Qsirch 酷先生提供全方位資料搜索,同時支援 6000 種以上的檔案類型搜尋,以及30種以上篩選條件。包含:檔案名稱、後設資料 (檔名、作者、EXIF、IPTC、XMP 等)、內容、修改日期及資料路徑。 ▼當點進Qsirch 酷先生上方的搜尋列時,就會顯示想要搜尋的檔案類型,可以加速搜尋的速度。

▼而且Qsirch 酷先生,可以在輸入中即開始搜尋,就像GOOGLE搜尋一樣,邊打字並立即顯示相關搜尋的檔案,大大加速搜尋的效率。

▼而且還可以點選進階搜尋條件,加進相關的關鍵字或是搜尋條件,可以更快速幫你找到想要的檔案。

▼當找到相關的檔案後,就會表列或是以縮圖像方式顯示,而且支援預覽圖片、影片及 PDF 檔案縮圖,優化整體瀏覽經驗。您亦可切換到表列模式,以獲得更詳細的搜尋結果總覽資訊。一目了然,相當快速方便。

▌快速檔案篩選器

▼當搜尋到檔案後,往往資料還是一堆,這時候Qsirch 酷先生還有提供篩選器,讓使用者更進一步挑選適合條件的檔案,像是依照日期或是檔案大小等等條件來篩選。

▼而篩選器還會依照檔案不同,而有不同的條件可以篩選,像是照片,就會有光圈,曝光時間等等,而音樂MP3,就會有專輯等過濾篩選條件。

▌智能推薦相關檔案

▼當點選搜尋的檔案,Qsirch 酷先生還會智能推薦相關檔案供你參考,也進一步縮短檔案查找的時間。

▌輕鬆分享,雲端即時預覽

▼當搜尋到檔案後,不僅可以即時在雲端即時預覽,輕鬆分享連結整合雲端預覽器 Google Docs、Office Online,同時也可以同步分享給其他使用者。

▼你可以透過電子郵建、社交網路平台、建立分享連結、分享給其他 NAS 使用者,同步傳送資料分享給其他使用者。

▌歷史資料搜尋

▼Qsirch 酷先生還會自動記錄你輸入過的關鍵字和搜尋需求,只要點選右上的更多功能裡的歷史記錄,就可以加速未來搜尋速度。

 

▌支援搜尋郵件與聯絡人資訊

▼ Qsirch還可以搜尋透過 QmailAgent 集中儲存於 QNAP NAS 的所有 .eml 格式郵件,找到內容符合關鍵字的郵件,而且還可以直接點選QmailAgent,來打開郵件內容。

▼所以,你可以輕鬆回覆、轉寄,或撰寫新郵件,另外亦可透過 Qcontactz 找到聯絡人資訊。

▌Qsirch 小幫手,出門在外也可以搜尋NAS檔案

專為 Chrome™ 與 Filefox® 瀏覽器開發的外掛程式「Qsirch小幫手」,讓您在瀏覽網頁時,也可隨時搜尋 NAS 上的檔案。

▼Qsirch的方便好用,不僅僅在NAS上而已,QNAP還推出了Qsirch小幫手,它是專為 Chrome與 Filefox 瀏覽器開發的外掛程式,讓你即使身在公司外或是出國,也可隨時搜尋公司或是家中 NAS 上的檔案。 只要透過GOOGLE的擴充功能,即可下載到「Qsirch小幫手」。

 

▼成功安裝完後,即可在工具列上看到Qsirch小幫手的放大鏡搜尋圖示,使用時,點選這個圖示,即可進行NAS檔案搜尋。

▼第一次使用時,必須連線到你的NAS主機上,透過myQNAPcloud ID設定,填入相關資料及帳號密碼後,可以很快連結到你的NAS主機。

▼使用方式也很簡單,KEYIN關鍵字後,按下搜尋,就會馬上顯示出你所要的檔案。

▌QmailAgent 安全更加分的郵件總管

▼現代人,隨身有一個以上的EMAIL帳號是很常見的。所以微軟推出的OUTLOOK郵件管理程式就相當的成功,它可以幫你把數個EMAIL郵件,通通都集中在電腦單一個OUTLOOK程式中來使用,只要打開OUTLOOK,就可以輕鬆看盡你所有EMAIL帳號裡的郵件,並進行回信,管理等動作。

▼在QNAP NAS中,也提供了一套QNAP版的OUTLOOK,叫作QmailAgent, 它也可以幫你把GMAIL或是YAHOO裡面的信件,來作一個集中管理,雖然和OUTLOOK功能相同,但是它確多了單機OUTLOOK上所沒有的安全性,因為QNAP NAS具備檔案快照備份功能,更能有效防護病毒的破壞。

▼要啟動QmailAgent功能,只要在APP CENTER中,找到這個QmailAgent APP軟體,點選下載並安裝後,即可使用了。

▌QmailAgent特色功能重點看

QmailAgent 是功能強大的電子郵件集中管理工具,可讓您快速登入 Gmail、Outlook、Yahoo,以及其他信箱帳號(並支援 IMAP 服務)。您可在不同帳戶間即時切換,並預覽、閱讀、回覆、轉寄郵件,以及新增與檢視附件。在您加入信箱帳號後,QmailAgent 會在您登入時自動將郵件自動備份至 NAS。

▌QmailAgent帳號設定

▼第一次啟動QmailAgent功能,當然就是要來設定想要連結的EMAIL帳號了,目前QmailAgent都有支援主流的EMAIL系統,像是YAHOO,GMAIL甚至icloud都可有支援到。

▼選好電子郵件供應商後,接下來就是輸進相關的資料,像是郵件帳號等資料。

▼就以筆者GMAIL帳號來說,透過QmailAgent設定是相當簡單的,因為不像OUTLOOK那樣繁瑣,還要POP3資料,QmailAgent直接透過網頁來作帳號認證,只要點選[Google OAuth2]認證按鈕,以開啟Google帳戶登入授權頁面,就會連結到GMAIL系統中,作帳號的確認。

▼這時GMAIL會發出請求通知,只要點選允許,這樣QmailAgent即可成功把你的GMAIL帳號加入到QmailAgent郵件管理中。

▼通過認證後,QmailAgent就會顯示認證成功的字眼,就是這麼簡單,沒有專業的POP3術語,以及煩人的步驟設定,一般使用者馬上就能設定成功。

▼接下來,QmailAgent就會開始幫你把GMAIL上的信件,一一打包下載到你的NAS中了。

▌切換/新增其它EMAIL帳號設定

▼如果你有好幾個不同的EMAIL帳號,你也可以隨時新增進來,只要點選切換帳號裡面的"新增帳號",就可以陸續新增其它不同的EMAIL帳號,而新增過程就和之前步驟都一樣,依序填進相關資料即可。

▼如果你有相同電子郵件供應商,你也可以為不同的帳號自行設定易於辨識的名稱。

▌QmailAgent主畫面介面

▼QmailAgent主畫面介面其實很簡單,基本上就和GMAIL或是YAHOO上的WEB-MAIL介面類似,很容易就上手。

▼要瀏覽郵件,除了直接點兩下打開郵件外,你也可以點選右下方的箭頭,來打開預覽功能。

▼打開預覽功能後,可以直接在下半部顯示郵件內容。

▼在撰寫新郵件時,想要添加附加檔案,來源除了本機磁碟外,也多了NAS磁碟上的檔案可以選擇,這也是QmailAgent另一個方便的地方。

▼在左下角,有即時和備份兩種模式切換: 在[即時]模式,你進行的所有操作與變更皆會套用至郵件伺服器上的郵件。 在[備份]模式,即使刪除郵件伺服器上的郵件,仍可檢視 NAS 上的備份郵件。

▌通訊錄的匯入轉移

然而在EMAIL中,最重要的一部分就是通訊錄了,當信件可以無縫的轉移到QNAP QmailAgent裡,那麼重要的通訊錄上的名單,是否也可以轉移呢? ▼通訊錄的名單必須透過手動匯入的方式,才能加進QNAP QmailAgent裡,無法像EMAIL信件可以自動轉入,你可以點選上方功能表的通訊錄功能,並點選匯入選項。

▼接下來,將通訊錄的檔案讀取進來,即可完成通訊錄的匯入的動作,而通訊錄檔案必須是常見的CSV或是vCARD的檔案形式。

▼整個轉移過程非常快,彈指間就把你的通訊錄名單順利的匯進 QmailAgent。

▌Qfiling 智慧自動歸檔,工作效率再進化 Qfiling 智能歸檔正式版,讓繁瑣的檔案整理工作變得自動化且有效率

▼當每天忙著KEYIN資料,無形中就慢慢積累大量的檔案,一但臨時想要找的檔案,勢必就要花上一點時間,雖然電腦都有搜尋檔案的功能,QNAP更是有Qsirch 酷先生這樣超人般的搜尋能力,但歸根究底,要是檔案一開始就能有條理化的歸檔,不僅可以更方便找尋檔案,就連Qsirch搜尋也能無形中加快速度。

▌Qfiling特色功能重點看

QNAP獨家智能自動歸檔Qfiling,可以針對生活與工作上必要的檔案整理工作,提供使用者簡化歸檔流程、提升工作效率的實用工具,大大節省將大量檔案逐一手動分類、歸檔的繁瑣與不便。 Qfiling 設定簡單、操作容易,只要五步驟,即可將 QNAP NAS 中分散在各個資料夾的眾多檔案妥善分類、條理歸檔。使用者可依自身需求,由 Qfiling 提供的各檔案類別專屬歸檔條件,挑選並建立最合適的資料夾階層;同時可自訂排程計畫,定期將新檔案移入指定資料夾中。另增加「配方」功能,使用者可儲存常用的歸檔條件成為獨家配方,節省重複設定時間,往後建立歸檔任務僅需一鍵完成。

▼Qfiling 是一款實用的歸檔工具,能幫助您有效管理 NAS 上的檔案。有了 Qfiling,只需五個步驟,就能將散落在 NAS 各處的檔案分類並整理得井然有序。這個全方位的自動歸檔軟體能幫您免除手動歸檔的繁瑣步驟,並且大幅簡化歸檔流程,助您提升工作效率。

▼Qfiling功能,可以在APP CENTER的工具類中找到,同樣點選下載並安裝後,即可使用了,只不過要注意到安裝Qfiling前,要先安裝Qsirch才行。

▌簡潔易辨識界面

▼Qfiling的介面設計相當簡單,主要只有任務清單、配方庫、系統記錄,以及建立自動歸檔任務。

▼所謂的配方庫,就是已經設定好自動歸檔的規則範本,你可以隨時修改配方庫裡的歸檔條件,也可以自建立其它自動歸檔所需的規則範本,這樣可以節省重複設定時間,往後建立歸檔任務僅需一鍵完成。

▌操作步驟簡單

▼要進行檔案歸檔,首先只要點選建立自動歸檔任務,這時系統就會詢問你要建立歸檔的方式,可以看到有配方庫和自訂任務,配方庫有內建好相關的自動歸檔的規則範本,也涵蓋有自訂任務的功能,所以選配方庫選項就可以。

▼配方庫中,可以看到已經內建好相關的自動歸檔任務,如果是相片類檔案,就可以選攝影玩家,如果是影片類檔案,就可以選影視達人,當然你也可以自訂歸檔原則,只要點選我的獨家秘方就可以。

▼當選擇好自動歸檔任務後,接下來就會詢問相關步驟。

▼像是單次任務執行或是列入排程,設定好時間後,由系統自動執行。

▼另外,你也可以再添加歸檔條件,讓檔案歸檔可以更符合個人歸檔所需。

▼當然,還要選定想要來源歸檔的目錄,以及想要歸檔後的目地目錄,這樣Qfiling才能把檔案分類歸檔。

▼最後,在總覽中,可以再檢視相關的設定,如果無誤,就可以按下套用執行了。

▼按下套用後,可以看到Qfiling開始自動完成歸檔的動作。

▼這是歸檔前的檔案狀況,可以看到所有的照片檔案都堆積在一起。

▼透過Qfiling自動歸檔後,依照照片日期,就會幫你把相關照片分門別類歸檔了。

▌五步驟,自訂歸檔任務/配方庫

在前面提到,在配方庫裡,你可以自訂自動歸檔任務的條件,並存成新的配方,方便以後快速選取,節省重附設定的時間。

▼步驟一,設定來源目錄以及歸檔後的目地目錄。

▼步驟二,設定好歸檔條件,像是文件檔可以依照作者或是附檔名為條件歸檔。

▼音樂類可以依照專輯或是歌手等條件。

▼而影片類,可以依照拍攝年份或日其來作歸檔條件。

▼步驟三,設定想要單次執行,或是列入排程,當設定好時間後,就會由系統自動執行。

▼步驟四,設定其它歸檔條件,像是影片字幕檔可以自動和影片放在相同目錄,另外遇到相同檔名時,要如何處理的原則。

▼步驟五,總覽,再一次減是剛剛設定歸檔的條件是否正確,如果無誤按下套用就可以完成設定了。

▼可以看到剛剛設定好的自動歸檔條件,已經成功出現在配方庫中了。

▌QFile打造行動辦公室 針對現在幾乎人手一部的智慧手機和平板,QNAP推出了行動QFile APP,透過Qfile,可以讓你的檔案在QNAP NAS與行動裝置之間穿梭應用,走到哪裡就是你的行動辦公室。

▼QFile APP可以在GOOGLE PLAY和APPLE STORE上免費下載安裝。

ANDROID: https://play.google.com/store/apps/details?id=com.qnap.qfile

APPLE IOS: http://itunes.apple.com/us/app/qfile/id526330408?mt=8

只要點擊Qfile按鈕來安裝Qfile。

▌QFile主要功能特色

▼QFile可以讓你遠端連線到家中或是辦公室的QNAP NAS主機,進行遠端檔案存取,瀏覽,甚至即時串流播放影音檔案,尤其龐大的影片檔案,就再也不用放在手機中,只要遠端連線就可以撥放了,大大節省手機的空間容量。

▼QFile也可以自動幫你被分手機裡的照片及影片檔案,自動幫你上傳到NAS中,讓你的檔案獲得NAS專業的保護。

▼當然,你也可以離線下載所需檔案,即使沒有了網路依然可以在手機或平板上瀏覽。

▌遠端即時瀏覽文件,影音檔案

▼透過QFile,可以遠端連線觀賞NAS主機裡面的影片檔案,即時線上串流在手機上播放,不用下載到手機中,避免占用太多手機容量。

▼當然,你也可以很方便瀏覽NAS裡面的照片。

▼甚至是目前最新的360度全景照片和影片,隨著手機移動,就能切換360度不同的視角,真的太酷了。

▼如果臨時想要報價給客戶,也可以馬上打開報價單查詢相關資料。

▼QFile不僅是查詢檔案而已,還可以線上即時修改,即時儲存。

▌線上即時分享

▼QFile更能夠將檔案即時傳送和分享的不同的使用者。只要點選檔案後面的更多選項,並選擇分享。

▼你可以傳送複本或是產生共享下載連結,再將這個連結透過EMAIL或是LINE通訊軟體傳出,即可將檔案傳送給對方,當對方打開聯結後,即可下載檔案了。

▼像是透過LINE將分享連結傳送出去。

▼對方打開連結後即可下載或打開你所分享的檔案了,十分的方便!

▌自動上傳備份

▼QFile還能設定自動備份,可以幫你把手機裡面想要備份的檔案,上傳到NAS中,幫你的資料打造更安全的備份,自動上傳預設值是相片目錄。

▼或是自訂不同想要上傳的目錄檔案。

▌拍照錄影,即拍即傳,不占空間

▼而在QFile上傳功能中,還有一項很棒的功能,就是拍照錄影,即拍即傳,拍完就立即上傳到NAS硬碟中,完全不占手機空間,要是臨時遇到手機容量不夠時,這項功能就可以派上用場了。

▌Qmanager 管理QNAP NAS最佳利器

▼當出門在外時,想要遠端管理你個NAS時,這時候就必須靠Qmanager APP來幫你完成。Qmanager可以從Google Play或APPLE STORE線上應用程式商店來下載安裝。

▼Qmanager 主要就是用來管理你的QNAP NAS,可以線上監控NAS各項狀況。

▼也可以即時了解目前上線使用者的狀態,避免被惡意入侵。

▼使用上也相當簡單,首先都是要先聯結到你的QNAP NAS中,你可以透過myQNAPcloud帳號來連結,並打上相關帳號及密碼資料。

▼Qmanager的主畫面,馬上就是NAS系統的相關狀態資料,可以看到NAS運作時間,硬碟健康狀態,系統風扇轉數等等資訊。

▌詳細的監控資訊

▼在Qmanager裡面,你可以馬上獲知你的NAS各項詳細的資訊,點選左上功能表中的資源監控,就可以進入瀏覽。

▼像是系統資源狀態,CPU運作耗能。

▼記憶體使用狀況,硬碟儲存持目前使用的容量空間多寡?

▼還有網路頻寬是否被占用,以及NAS目前背後運作的程式。

▼而且還可以馬上得知目前連線使用者為何,是否有被入侵?都可以在這裡找到資訊。

▌系統事件資訊

▼而要查看NAS系統是否曾經運作出問題,還可以點選系統事件資訊來查看相關的資料。

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